Controle voor schoolbesturen — wat betekent het en hoe bereidt u zich voor?

Intro

Elk jaar opnieuw: de jaarrekening moet worden opgesteld, gecontroleerd en ingediend. Voor veel schoolbestuurders is dit een proces dat ze liever achter de rug hebben. Logisch, want naast het besturen van een school heeft u al genoeg aan uw hoofd. Maar wat gebeurt er eigenlijk tijdens die controle? En wat kunt u doen om het zo soepel mogelijk te laten verlopen?

Bij A.R.E. Audit & Advisory begeleiden wij schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs door dit proces. Niet met een standaardaanpak, maar met oprechte aandacht voor hoe uw instelling werkt.

Waarom is een controle verplicht voor onderwijsinstellingen?

Onderwijsinstellingen ontvangen publieke middelen van het ministerie van OCW via de bekostiging. Die bekostiging is gebaseerd op leerlingaantallen, onderwijsnormen en specifieke regelingen. Omdat het om belastinggeld gaat, is transparante verantwoording geen keuze maar een verplichting. De jaarlijkse controle van de jaarrekening is de manier waarop die verantwoording wordt gewaarborgd.

Het resultaat van de controle is de controleverklaring. Daarin geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening én over de rechtmatige besteding van de publieke middelen. Het jaarverslag wordt samen met de controleverklaring vóór 1 juli ingediend bij DUO. Op basis hiervan houdt de Inspectie van het Onderwijs financieel toezicht op uw instelling. Vanaf boekjaar 2026 kunnen instellingen er overigens voor kiezen het jaarverslag digitaal in iXBRL bij DUO in te dienen, vooruitlopend op de latere verplichtstelling.

Wat wordt er precies gecontroleerd?

De controle van een onderwijsjaarrekening gaat verder dan alleen de cijfers. De accountant toetst of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van uw financiële positie en of de continuïteitsparagraaf in het bestuursverslag aansluit bij de werkelijkheid. De financiële gezondheid zelf reserves, liquiditeit, de signaleringswaarden wordt vervolgens beoordeeld door de Inspectie van het Onderwijs in het kader van het financieel toezicht. 

Daarnaast wordt gecontroleerd of de middelen rechtmatig zijn besteed. Zijn subsidies gebruikt waarvoor ze bedoeld waren? Zijn de salariskosten juist verantwoord? Komen er bij de controle signalen naar voren over de naleving van overige wet- en regelgeving, zoals aanbestedingsregels, dan bespreken wij die met u.

Ook de kwaliteit van uw interne beheersing komt aan bod, voor zover die relevant is voor de controle. Zijn er heldere procedures voor inkoop, autorisatie en administratieve verwerking? Dat klinkt misschien bureaucratisch, maar het gaat in de kern om één vraag: kunt u als bestuur aantonen dat u zorgvuldig met publiek geld omgaat?

Wat merkt u van de controle in de praktijk?

Een controle is geen inspectie waarbij iemand over uw schouder meekijkt en fouten zoekt. Het is een samenwerking. Wij voeren onze controle onafhankelijk uit, maar wel met korte lijnen en open communicatie. Wij starten met een intakegesprek waarin we uw organisatie, uw processen en eventuele bijzonderheden van het afgelopen jaar bespreken. Daarna vragen wij gerichte informatie op uit uw administratie en voeren wij onze werkzaamheden uit, zoveel mogelijk op afstand om uw werkprocessen niet te verstoren.

Als er punten zijn die aandacht verdienen, bespreken wij die direct met u. Geen verrassingen achteraf, geen rapport dat u voor het eerst leest op het moment van ondertekening. Wij geloven in korte lijnen en open communicatie, omdat dat voor u en voor ons beter werkt.

Hoe bereidt u zich goed voor?

De beste voorbereiding is een administratie die het hele jaar door op orde is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zien wij vaak dat dossiers pas worden aangevuld als de controle al begint. Zorg dat subsidiedossiers compleet zijn, dat uw autorisatieprocedures zijn gedocumenteerd en dat afwijkingen van de begroting zijn toegelicht.

Wij helpen schoolbesturen het hele jaar door, niet alleen tijdens de controle zelf. Als u gedurende het jaar vragen heeft over de financiële verantwoording, bent u bij ons aan het juiste adres.

Wilt u weten hoe wij uw schoolbestuur kunnen begeleiden? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.