Wat moet je aanleveren voor een jaarrekeningcontrole?

Wanneer jouw onderneming controleplichtig is, moet de jaarrekening door een accountant worden gecontroleerd. Dat is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om te laten zien dat je cijfers betrouwbaar zijn.

Voor jou als ondernemer betekent dit wel dat je de nodige stukken en informatie moet verzamelen. Hoe beter je bent voorbereid, hoe soepeler het proces verloopt en hoe sneller je de controleverklaring ontvangt.

Maar wat moet je precies aanleveren voor een jaarrekeningcontrole? Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste documenten en gegevens die de accountant nodig heeft.

1. Financiële administratie

De basis van de controle is een volledige en juiste administratie over het boekjaar. Denk hierbij aan:

• Grootboekoverzichten (per einde boekjaar)

• Debiteuren- en crediteurenlijsten

• Bankafschriften van alle rekeningen

• Overzichten van kasstromen

• Specificaties van omzet, kosten en overige resultaten

Deze gegevens vormen het fundament voor de jaarrekening. De accountant gebruikt ze om te beoordelen of alle transacties juist, volledig en tijdig zijn verwerkt.

2. Contracten en overeenkomsten

De accountant controleert ook of verplichtingen en risico’s correct zijn opgenomen in de jaarrekening. Belangrijke documenten zijn bijvoorbeeld:

• Huurovereenkomsten en leasecontracten

• Arbeids- en managementovereenkomsten

• Leningsovereenkomsten en borgstellingen

• Inkoop- en verkoopcontracten met een materieel belang

• Eventuele subsidieovereenkomsten of beschikkingen

Deze stukken helpen om te bepalen of er verplichtingen bestaan die nog niet in de balans zijn opgenomen of toelichting vereisen.

3. Fiscale documenten

De accountant beoordeelt of de onderneming voldoet aan de fiscale wet- en regelgeving en of belastingen juist zijn verwerkt. Lever daarom aan:

• Ingediende aangiften (btw, loonheffingen, vennootschapsbelasting)

• Correspondentie met de Belastingdienst (bijv. lopende controles of standpunten)

• Specificatie van latente belastingvorderingen en -verplichtingen

Zo kan de accountant vaststellen of fiscale posities juist zijn gepresenteerd in de jaarrekening.

4. Informatie over activa en passiva

De posten op de balans worden afzonderlijk gecontroleerd. Hiervoor zijn doorgaans nodig:

• Specificaties van vaste activa, inclusief afschrijvingen

• Voorraadlijsten en toelichting op voorraadwaarderingen

• Overzichten van leningen, schulden en rekening-courantverhoudingen

• Uitleg over voorzieningen, reserveringen en verplichtingen buiten de balans

• Overzichten van vorderingen en afschrijvingen op dubieuze debiteuren

Deze informatie ondersteunt de beoordeling of de balans een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de onderneming.

5. Interne processen en risicobeheersing

Een controle richt zich niet alleen op cijfers, maar ook op de betrouwbaarheid van interne processen. De accountant zal vragen naar:

• Beschrijving van de administratieve organisatie en interne beheersing

• Procedures rondom autorisatie van betalingen en verplichtingen

• Risicomanagement en compliancebeleid (indien aanwezig)

Dit geeft inzicht in de kwaliteit van de interne controle en de betrouwbaarheid van de financiële informatie.

6. Overige relevante informatie

Afhankelijk van de aard van je onderneming kunnen ook aanvullende stukken nodig zijn, zoals:

• Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)

• Rapportages aan toezichthouders of financiers

• Overzichten van lopende juridische procedures

• Verzekeringspolissen en belangrijke correspondentie met banken of investeerders

Hiermee kan de accountant beoordelen of er gebeurtenissen of risico’s zijn die van invloed zijn op de jaarrekening.

7. Hoe bereid je je het beste voor?

Een jaarrekeningcontrole is een intensief proces, maar met een goede voorbereiding verloopt het soepel en efficiënt.

Let op de volgende punten:

• Zorg voor een up-to-date en goed gestructureerde administratie

• Verzamel alle contracten en fiscale documenten vooraf

• Controleer of alle grootboekrekeningen zijn afgesloten en gespecificeerd

• Bespreek tijdig met de accountant welke aanvullende informatie nodig is

Hoe completer jouw aanlevering, hoe sneller de accountant de controle kan uitvoeren — en hoe meer waarde de controle toevoegt aan jouw organisatie.