De verplichtingen rondom de controle van de jaarrekening uitgelegd
Als ondernemer of bestuurder ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een betrouwbare jaarrekening. Voor sommige organisaties blijft dat beperkt tot het samenstellen en publiceren ervan. Voor andere organisaties geldt een wettelijke plicht om de jaarrekening te laten controleren door een externe accountant. Deze jaarrekeningcontrole biedt zekerheid aan stakeholders en versterkt de kwaliteit van de financiële verslaggeving. Toch roept de controleplicht bij veel ondernemingen vragen op. Wanneer ben je controleplichtig, wat houdt de controle precies in en welke verplichtingen komen daarbij kijken? In deze blog nemen we je stap voor stap mee door de belangrijkste verplichtingen rondom jaarrekeningcontroles. Zo weet je precies waar je aan toe bent en kun je de controle efficiënt en professioneel laten verlopen.
Wanneer is een jaarrekeningcontrole verplicht?
Niet elke onderneming in Nederland heeft een controleplicht. De verplichting hangt af van de groottecriteria in het Burgerlijk Wetboek. Deze criteria bepalen of jouw organisatie wordt ingedeeld als klein, middelgroot of groot. Alleen de categorieën middelgroot en groot zijn verplicht om hun jaarrekening te laten controleren door een gecertificeerde accountant .
De indeling gebeurt op basis van drie criteria:
de netto-omzet
het balanstotaal
het gemiddeld aantal werknemers
Wanneer je organisatie gedurende twee opeenvolgende boekjaren voldoet aan minimaal twee van deze criteria, wordt je ingedeeld in de bijbehorende categorie. Middelgrote en grote organisaties zijn verplicht om een gecertificeerd accountant een controleverklaring te laten afgeven bij de jaarrekening. Daarmee waarborg je dat de financiële informatie die je publiceert betrouwbaar en controleerbaar is voor aandeelhouders, financiers en andere belanghebbenden.
Voor sommige sectoren gelden aanvullende regels, bijvoorbeeld voor zorginstellingen, onderwijsorganisaties of andere gesubsidieerde instellingen. Ook kan een statutaire bepaling of een contractuele afspraak met een externe partij een controleplicht opleggen, zelfs wanneer je onderneming wettelijk niet controleplichtig is.
Wat omvat een jaarrekeningcontrole precies?
Een jaarrekeningcontrole is een diepgaand en zorgvuldig proces waarbij de accountant onderzoekt of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie en resultaten. Het doel is om gebruikers van de jaarrekening zekerheid te geven dat de cijfers niet worden beïnvloed door fouten of afwijkingen die van materieel belang zijn.
De accountant richt zich tijdens jaarrekeningcontroles onder andere op:
de juistheid en volledigheid van opbrengsten, kosten en balansposten
de betrouwbaarheid van de administratie en interne processen
de aanwezigheid van onderliggende documentatie
de toereikende werking van interne controles en beheersingsmaatregelen
de continuïteit en risico's binnen de organisatie
Deze werkzaamheden vormen samen de basis voor de controleverklaring. Dit is een formeel document waarin de accountant zijn oordeel geeft over de getrouwheid van de jaarrekening.
Jouw verantwoordelijkheden als onderneming
Hoewel de accountant de controle uitvoert, ligt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening volledig bij de onderneming. Dit betekent dat jij als ondernemer of bestuurder bepaalde verplichtingen hebt om het controleproces mogelijk te maken.
Belangrijke verplichtingen zijn:
het opstellen van een correcte en volledige jaarrekening volgens de geldende verslaggevingsregels
het tijdig aanleveren van alle benodigde documentatie, zoals grootboeken, contracten en onderbouwingen
het inrichten van een betrouwbare administratie die controleerbaar is
het geven van volledige en juiste informatie aan de accountant
het borgen van een adequate administratieve organisatie en interne beheersing
Een jaarrekeningcontrole is geen proces waarbij de accountant jouw administratie corrigeert of samenstelt. De basis moet op orde zijn voordat de controle begint. Hoe beter jouw interne processen en documentatie zijn ingericht, hoe sneller en efficiënter het traject verloopt.
Hoe verloopt het controleproces?
Hoewel elke organisatie anders is, volgt een jaarrekeningcontrole vrijwel altijd een vaste structuur. Een duidelijk inzicht in deze stappen helpt je om goed voorbereid te zijn.
De belangrijkste fasen zijn:
Cliëntenonderzoek
De accountant stelt de identiteit van de cliënt en, indien van toepassing, de Ultimate Beneficial Owner (UBO) vast en verifieert deze gegevens aan de hand van betrouwbare bronnen. De intensiteit van het cliëntenonderzoek is afhankelijk van het vastgestelde risico: een hoger risico vereist een verscherpt cliëntenonderzoek.Opdrachtbevestiging en planning
De accountant stelt vast welke werkzaamheden nodig zijn en welke deadlines gelden. Er wordt afgesproken welke informatie op welk moment moet worden aangeleverd.Risicoanalyse
De accountant analyseert welke posten in de jaarrekening belangrijke risico's met zich meebrengen. Denk aan complexe schattingen, de omzetverantwoording of voorraadwaarderingen. Op basis daarvan wordt de controleaanpak en strategie van de accountant bepaald.Beoordeling interne beheersing
De accountant onderzoekt in hoeverre processen, controles en automatisering betrouwbaar zijn. Een goede opzet en implementatie van de administratieve organisatie en interne beheersing verminderen de hoeveelheid door de accountant uit te voeren detailcontroles.Controleren van gegevens en documentatie
Dit is het grootste deel van het controleproces. De accountant voert detail tests uit op transacties, balansposten en jaarrekeningposten.. Hierbij wordt gekeken naar de legitimiteit, juistheid, volledigheid en de verwerking.Afronding en verklaring
Na afronding van de werkzaamheden bespreekt de accountant de bevindingen met het bestuur. Bij een goed verloop wordt de controleverklaring afgegeven en kan de jaarrekening worden vastgesteld en gepubliceerd.
Een soepele controle begint bij een goede voorbereiding. Door tijdig relevante stukken te verzamelen en intern verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen, voorkom je vertragingen.
De voordelen van een professionele jaarrekeningcontrole
Veel ondernemingen zien de controleplicht vooral als een verplichting en noodzakelijk kwaad, maar een kwaliteitsgerichte jaarrekeningcontrole biedt juist kansen voor verbetering en versterking van je organisatie.
Belangrijke voordelen zijn:
versterking van de interne processen en de kwaliteit van de administratieve
sterk verbeterde betrouwbaarheid van financiële informatie
een hogere mate van vertrouwen van stakeholders
inzicht in risico's en aandachtspunten (maar ook kansen) binnen de organisatie
een betere basis voor het kunnen nemen van strategische beslissingen
Jaarrekeningcontroles dragen bij aan transparantie en betrouwbaarheid en kunnen de continuïteit van je organisatie ondersteunen en borgen. Een betrokken accountant denkt bovendien constructief mee over verbeterpunten die je organisatie verder helpen.
Klaar voor een professionele jaarrekeningcontrole
Sta je op het punt om je jaarrekening te laten controleren of wil je weten of jouw organisatie controleplichtig is? Dan is het belangrijk om te kiezen voor een audit partner die niet alleen vaktechnisch sterk is, maar ook nauw betrokken bij de bedrijfsvoering, zorgvuldig en toegankelijk is. Bij A.R.E Audit & Advisory combineren wij vaktechnische kwaliteit met persoonlijke aandacht. We hanteren korte communicatielijnen. Wij begeleiden je door het volledige traject en zorgen dat jouw jaarrekeningcontroles helder, professioneel en efficiënt verlopen. Dat maakt bij A.R.E. Audit & Advisory juist het verschil tussen een accountant die niet alleen uitvoert maar ook meedenkt.
Wij helpen je o.a. graag met:
het bepalen of jouw onderneming controleplichtig is
het voorbereiden en structureren van je administratieve processen en de interne beheersing hiervan
het uitvoeren van onafhankelijke en kwalitatieve jaarrekeningcontroles
het tijdig opleveren van een betrouwbare controleverklaring
Het in kaart brengen van (fiscale) risico’s en kansen voor jouw onderneming
Wil je sparren over jouw situatie of direct aan de slag? Neem contact op met A.R.E
Audit & Advisory en ervaar wat een zorgvuldige en direct betrokken auditpartner voor jou kan betekenen.