Veelgemaakte fouten bij de controle van een jaarrekening (en hoe je ze voorkomt)
Een jaarrekeningcontrole kan voor ondernemers spannend aanvoelen. Het is hét moment waarop de accountant toetst of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie en resultaten van de onderneming.
In de praktijk lopen controles echter regelmatig vertraging op door onvolledige voorbereiding, ontbrekende onderbouwing of ondanks duidelijke processen. Dat kost niet alleen tijd en energie, maar kan ook leiden tot extra kosten of een verlate goedkeuring.
Gelukkig zijn veel van deze fouten eenvoudig te voorkomen. Door te weten waar de belangrijkste valkuilen liggen en deze tijdig aan te pakken, verloopt de controle efficiënter én soepeler.
1. Onvolledige administratie
Een van de meest voorkomende problemen is het aanleveren van een onvolledige of niet-afgesloten administratie. Denk aan ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen, niet-verwerkte bankmutaties, openstaande memoriaalboekingen of tussenrekeningen die niet zijn opgeschoond.
Zonder een volledige administratie kan de accountant de juistheid en volledigheid van de cijfers niet vaststellen.
Hoe voorkom je dit?
Sluit de administratie volledig af voordat de controle start. Controleer of alle mutaties zijn verwerkt en alle grootboekrekeningen zijn onderbouwd.
Werk bij voorkeur met een digitaal boekhoudsysteem dat automatisch koppelt met je bank en facturen. Dit verkleint de kans op fouten en versnelt de controle aanzienlijk.
2. Onduidelijke contracten en afspraken
Veel ondernemers realiseren zich niet dat juridische documenten een belangrijk onderdeel vormen van de jaarrekeningcontrole. Denk aan huur-, lease- en leningsovereenkomsten, aandeelhoudersbesluiten, subsidievoorwaarden of arbeidsovereenkomsten.
Wanneer deze documenten ontbreken, niet actueel zijn of mondelinge afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, leidt dat tot vragen, vertraging of onzekerheden in de jaarrekening.
Hoe voorkom je dit?
Zorg dat alle relevante overeenkomsten schriftelijk zijn vastgelegd, ondertekend en centraal worden bewaard. Controleer jaarlijks of de documenten nog actueel zijn en lever ze gestructureerd aan bij de accountant — bij voorkeur digitaal via één map of portaal.
3. Onvoldoende aandacht voor fiscale posities
Een vaak onderschat onderdeel is de onderbouwing van fiscale posities.
Aangiften vennootschapsbelasting, omzetbelasting, loonheffing of afspraken met de Belastingdienst moeten aansluiten op de jaarrekening.
Ontbrekende documentatie over latente belastingen, verliescompensatie of fiscale correcties kan leiden tot vertraging of zelfs onjuistheden in de verslaggeving.
Hoe voorkom je dit?
Bewaar kopieën van alle aangiften, aanslagen en relevante correspondentie met de Belastingdienst. Stem tijdig met je accountant en/of fiscalist af hoe fiscale posten worden verwerkt en onderbouwd. Zo voorkom je onduidelijkheden bij de controle.
4. Onjuiste of onvolledige specificaties van balansposten
De balans bevat veel posten die controlegevoelig zijn, zoals voorraden, debiteuren, crediteuren, leningen, investeringen en voorzieningen.
In de praktijk ontbreken vaak actuele specificaties, aansluitingen of onderbouwingen (bijvoorbeeld voorraadlijsten, openstaande postenlijsten of leningsovereenkomsten). Hierdoor kan de accountant de juistheid van de posten niet volledig verifiëren.
Hoe voorkom je dit?
Maak actuele overzichten van alle balansposten en zorg dat deze aansluiten op de administratie.
Lever bijvoorbeeld een actuele debiteuren- en crediteurenlijst, een onderbouwing van voorraden en een overzicht van langlopende verplichtingen.
Dit voorkomt onnodige vertraging tijdens de controle.
5. Gebrekkige interne processen
Een jaarrekeningcontrole richt zich niet alleen op cijfers, maar ook op de betrouwbaarheid van interne processen.
Wanneer er geen duidelijke procedures bestaan voor bevoegdheden, autorisaties of functiescheidingen, kan dat leiden tot opmerkingen in het controleverslag of aanbevelingen voor verbetering.
Hoe voorkom je dit?
Leg interne processen vast — bijvoorbeeld voor betalingen, inkopen, kasbeheer en autorisaties — en zorg dat medewerkers deze consequent volgen.
Zelfs eenvoudige maatregelen, zoals het instellen van een goedkeuringslimiet of functiescheiding, verbeteren de interne beheersing aanzienlijk.
Hoe voorkom je fouten bij de jaarrekeningcontrole?
De meeste problemen tijdens een controle ontstaan door onvolledige informatie, ondanks duidelijke afspraken of gebrek aan voorbereiding.
Door tijdig te zorgen voor een volledige administratie, actuele contracten, goed onderbouwde fiscale posities en duidelijk beschreven processen, bespaar je jezelf veel tijd, vragen en herwerk.
Een goede voorbereiding zorgt niet alleen voor een efficiëntere controle en lagere kosten, maar geeft jou als ondernemer ook meer grip op je cijfers en bedrijfsvoering — en daar wordt uiteindelijk iedereen blij van, inclusief je accountant of accountant in Lelystad